TriVia
Digitaliseren inschrijfformulier nieuwe leerlingen
- ouders/verzorgers kunnen eenvoudig hun kind online aanmelden
- basisscholen verwerken efficiënter inschrijvingen van nieuwe leerlingen
Over TriVia
TriVia is een vereniging van 15 christelijke basisscholen in de Alblasserwaard, de Vijfheerenlanden en de Lopikerwaard. Ze bieden leerlingen een veilige omgeving, waarin ze hun talenten kunnen ontdekken en ontwikkelen.
De opdracht
De opdracht betreft het realiseren van een digitaal inschrijfformulier waarmee ouders/verzorgers hun kind via de website kunnen inschrijven. Kortom, het digitaliseren van het papieren inschrijfproces. De belangrijkste doelen van het digitale inschrijfformulier zijn:
- foutgevoeligheid wegnemen door slecht te lezen informatie
- voorkomen van incompleet of incorrect ingevulde informatie
- drempel verlagen om in te schrijven door schriftelijk een formulier in te moeten vullen, printen en op te sturen.
Kortom, voor zowel de basisschool als de ouders/verzorger was het inschrijven en verwerken een tijdrovend proces waarin snel een vergissing kan worden gemaakt.
De uitdaging
Samen met TriVia hebben we als uitgangspunt het huidige inschrijfformulier (PDF-document) genomen en gekeken welke gegevens er worden gevraagd en hoe we dit kunnen vertalen naar een website formulier. Dit was soms lastiger dan gedacht omdat:
- je wilt zo min mogelijk informatie vragen om zo een bondig formulier te creëren waardoor de drempel om in te schrijven zo laag mogelijk is
- AVG: vraag zo min mogelijk persoonsgegevens (dataminimalisatie)
- AVG: bepaalde informatie mag of wil je niet vragen (bijzondere persoonsgegevens).
- welke informatie is essentieel om het inschrijfproces uit te kunnen voeren in diverse system
Nadat we dit in kaart hebben gebracht zijn we gaan kijken welke informatie we kunnen groeperen zodat we het formulier in stappen kunnen opsplitsen. Vervolgens zijn we gaan kijken hoe we informatie zo slim mogelijk kunnen vragen. Welke informatie is afhankelijk van elkaar en gebruik je dan bijvoorbeeld eerst een keuzeoptie zoals ja/nee voordat je een tekstveld toont? Hierdoor kan je het formulier inkorten en voorkom je dat er informatie wordt gevraagd die niet van toepassing is.
Het resultaat
Ouders/verzorgers hoeven niet langer:
- een papieren inschrijfformulier in te vullen en op de basisschool in de bus te doen of per post op te sturen
- een digitaal inschrijfformulier (PDF-document) in te vullen, uit te printen, handtekening te plaatsen, in te scannen en te mailen.
Ouders/verzorgers kunnen voortaan:
- via de website het inschrijfformulier invullen en verzenden. Ze ontvangen een bevestigings-e-mail met uitleg over het verdere verloop en een PDF-document als bijlage met alle ingevulde informatie.
Niels van TilborgUX/UI Designer
Meer weten?
Vul je gegevens in en ik neem contact met je op om jouw doelen en wensen te bespreken. Op basis daarvan kunnen we advies geven over de mogelijkheden en samen kijken hoe we je het beste kunnen helpen.
