Het is een beveiligde, centrale plek waar medewerkers communiceren, samenwerken en informatie vinden. Deze plek wordt steeds socialer door functionaliteiten zoals gepersonaliseerde tijdlijn met berichten, mogelijkheid om te reageren/discussiëren en gebruikersprofielen. Dit wordt een sociaal intranet genoemd.
.webp)
Wat kun je met een intranet?
Een intranet wordt ingezet om de interne communicatie en samenwerking te stroomlijnen. Het dient als een online omgeving voor zowel formele berichtgeving vanuit de organisatie als informele interactie tussen medewerkers. De belangrijkste functies zijn:
- Nieuws en aankondigingen delen
- Een digitaal archief
- Onboarding van nieuwe medewerkers
- Samenwerken met andere collega’s
- Collega's vinden via een smoelenboek
- Integratie met andere tools zoals Microsoft 365/Sharepoint, Google Workspace en HR-software.
Hoe werkt een intranet?
Omdat een intranet een besloten omgeving is, moet een medewerker altijd inloggen. In een ideale situatie gaat dit via een bestaand Microsoft of Google account via Single Sign-On (SSO). Dit voorkomt dat je weer een nieuw account met wachtwoord nodig hebt voor een intranet.
Een goed intranet biedt een prettige interface, logische navigatiestructuur en zoekfunctie die ervoor zorgt dat praktische informatie binnen enkele klikken is te vinden.
Met het sociale component zorg je ervoor dat medewerkers hun vragen en mening kunnen delen binnen de organisatie. Om een beeld te geven zou je het kunnen vergelijken met een social media platform zoals LinkedIn.
Wat zijn de voordelen van een intranet?
- Alle officiële berichten, beleidsregels en aankondigingen en documenten staan op één plek. Dit voorkomt verwarring en zorgt ervoor dat iedereen binnen de organisatie toegang heeft tot de laatste informatie.
- Minder e-mailverkeer omdat alle mededelingen en documenten niet meer massaal via mail gestuurd hoeft te worden.
- Met een sociaal intranet is het niet alleen zenden maar ook ontvangen. In tegenstelling tot traditionele top-down communicatie, moedigt een sociaal intranet interactie aan via reacties, likes en discussieforums. Dit zorgt ervoor dat medewerkers zich gehoord voelen en de organisatie eenvoudig feedback kan verzamelen.
- Dankzij een goede informatiestructuur en zoekfunctie kunnen medewerkers sneller de juiste informatie vinden, procedures volgen, verlof aanvragen, declaraties indienen, etc
- Het vinden van een collega met een bepaalde expertise
- Delen van kennis via best practices of een kennisbank.
Naast het voordeel dat een goed intranet leidt tot betere informatieoverdracht zit de grootste winst in meer betrokkenheid tussen de organisatie en medewerkers.
De waarde van intranet
Kortom, een intranet is de centrale online plek van een organisatie. Het is meer dan een digitaal prikbord; het is een plek waar medewerkers niet alleen informatie van de organisatie lezen, maar ook zelf berichten kunnen plaatsen, reageren en collega's kunnen vinden.