De 3 grootste SharePoint-irritaties (en hoe we die oplossen)
Uit onderzoek onder onderwijspersoneel en IT-experts komen steeds dezelfde ergernissen naar voren. Een goed intranet lost deze direct op:
- Probleem 1: Het doolhof van mappen
De meeste mensen vinden het vreselijk om door vijf verschillende mappen te moeten klikken om bij één bestand te komen. Het kost veel tijd en je weet halverwege niet meer waar je bent. Ons nieuwe intranet werkt als een duidelijke 'voordeur'. In plaats van te graven in mappen, zie je direct grote knoppen voor je rooster, vakantieplanning of formulieren. Alles wat je dagelijks nodig hebt, staat direct op je startpagina.
- Probleem 2: Een zoekfunctie die niet meewerkt
Het is erg vervelend als je een zoekwoord intypt en honderden resultaten krijgt, waaronder oude versies van jaren geleden. Je weet dan nooit zeker of je wel het juiste document voor je hebt. Het moderne intranet gebruikt 'slim zoeken'. Het systeem herkent wat een officieel document is en wat een oud kladje is. Hierdoor staat het juiste, nieuwste bestand altijd bovenaan. Zo vind je binnen een paar seconden wat je zoekt.
- Probleem 3: Te veel informatie die niet voor jou is
Op school gebeurt veel, maar niet alles is voor iedereen belangrijk. Nu zie je als docent vaak documenten van de administratie, en andersom. Dat zorgt voor een vol scherm en onrust. Met 'Targeting' maken we het intranet persoonlijk. Ben je docent? Dan zie je jouw lesmateriaal en nieuws uit jouw vaksectie. Zo zie je alleen de informatie waar je die dag echt iets aan hebt.
Meer dan alleen een opslagplek
Je vraagt je misschien af: moet ik dan weer een nieuw wachtwoord onthouden? Nee hoor! Wij koppelen het intranet direct aan je bestaande account.
Inloggen op het intranet is heel eenvoudig met je bestaande school-account (Microsoft of Google). Je account bepaalt ook direct wat je wel en niet kunt zien. Dit is wel zo veilig: informatie die alleen bedoeld is voor de GMR of de Raad van Toezicht, is ook echt alleen voor hen zichtbaar. Zo houden we de privacy op school goed gewaarborgd.
Het grote voordeel is dat we al je huidige bestanden uit SharePoint of Google Drive direct kunnen tonen op het intranet. Je hoeft dus niet te wisselen tussen verschillende systemen. Wij zorgen ervoor dat deze mappen er op het intranet visueel aantrekkelijk uitzien, zodat je sneller vindt wat je nodig hebt.
Conclusie
We willen niet dat technologie tijd kost, we willen dat het tijd bespaart. Door SharePoint te veranderen van een 'bestandenlijst' naar een slimme intranet, zorgen we voor minder frustratie en meer overzicht. Zo kunnen we ons weer richten op de leerlingen in plaats van op de zoekfunctie.