Stap 1: Maak het intranet de natuurlijke start van de dag
Een intranet slaagt alleen als het geen extra handeling is, maar de plek waar het werk makkelijker wordt. Om te voorkomen dat het een bijzaak wordt, moet het de standaard startpagina zijn op elk device binnen de scholengroep. Als medewerkers veel in Microsoft Teams of Google werken, is het essentieel dat het intranet daar naadloos in draait, zodat zij niet steeds hoeven te schakelen tussen verschillende schermen. Door direct op de persoonlijke startpagina handige links naar applicaties en laatst bekeken documenten te tonen, bespaar je medewerkers dagelijks tijd. Voor urgente zaken die de hele groep direct raken, zoals een belangrijke mededeling van het bestuur, is er de meldingsfunctie rechts onderin die op iedere pagina zichtbaar is.
Stap 2: Elkaar echt vinden en verbinden over de muren van de scholen
Binnen een grote scholengroep is de afstand tussen locaties vaak een barrière voor samenwerking. Een statische gids is dan niet voldoende; je hebt een actueel netwerk nodig. Met de geavanceerde contactlijst kunnen medewerkers niet alleen op naam zoeken, maar ook filteren op expertise, werklocatie of een specifiek netwerk om de juiste vakgenoot te vinden. Door een automatische koppeling met HR-software zoals AFAS zijn basisgegevens altijd up-to-date. De echte waarde ontstaat echter wanneer medewerkers hun profiel zelf verrijken met hun werkdagen en specialismen. Het overzicht van het stafbureau met foto’s en functies maakt de centrale organisatie menselijk en benaderbaar voor iedereen in de klas.
Stap 3: Interne communicatie
Echte verbinding ontstaat niet door alleen te zenden vanuit het bestuursbureau, maar door de interactie op de werkvloer te stimuleren. De community-functie speelt hierin de hoofdrol. Geef medewerkers op hun eigen tijdlijn de ruimte om zelf bijdragen te plaatsen met tekst, afbeeldingen of een opiniepeiling om de temperatuur in de organisatie te meten. Laat ze interactief zijn door te reageren, te liken en te delen; dit verkleint de en vergroot het gevoel van saamhorigheid. Om informatie-overload te voorkomen, is er de automatische nieuwsbrief die per medewerker bijhoudt wat er nog niet is gelezen en alleen die relevante updates verstuurt. Zo blijft iedereen op de hoogte zonder dat het een dagtaak wordt.
Stap 4: De Academie
Het intranet kan ingericht worden als het centrale inschrijfpunt voor alle scholingsactiviteiten, waardoor medewerkers automatisch dit kanaal moeten gebruiken. Gebruik de bijeenkomstfunctie voor het volledige scholingsaanbod van de scholengroep, van interne cursussen tot de grote jaarlijkse onderwijsdag met verschillende workshops. Medewerkers kunnen de details bekijken en zich met één klik aanmelden op de vervolgpagina. Voor de organisatie achter de schermen is dit een enorme tijdsbesparing: alle aanmeldingen kunnen eenvoudig worden geëxporteerd naar een Excel-bestand, waardoor de administratieve last voor het secretariaat of de beheerder minimaal is.
Stap 5: Een krachtige kick-off
Een succesvolle start is het halve werk. Zorg ervoor dat de introductie direct de dagelijkse werkprocessen makkelijker maakt. Gebruik de kick-off niet om 'nieuwe software' te demonstreren, maar om te laten zien hoe het intranet de grootste ergernissen (zoals dat doolhof van mappen of de zoekfunctie die nooit meewerkt) oplost. Geef bijvoorbeeld een 'intranet tour' waarbij iedereen direct zijn meestgezochte documenten in drie seconden vindt. De uitdaging is dat elke gebruiker meteen merkt: dit bespaart mij tijd.
Om het platform daarna levendig te houden, is het slim om een vaste groep 'intranet-vrienden' op te zetten uit alle hoeken van de organisatie. Zij zijn het eerste aanspreekpunt en vangen de feedback van collega's op. Gebruik korte, interne peilingen en een makkelijke feedbackknop op het platform om constant te horen wat er beter kan. Door die opmerkingen te gebruiken om het platform te blijven verbeteren, blijft het intranet de plek waar je naartoe gaat en wordt het een menselijk en handig platform voor iedereen.